Anwendungsfall

Formulare, die im Gespräch ausgefüllt werden.

Kein „das Formular finden Sie auf unserer Webseite". Der Assistent fragt die Felder nacheinander ab, in normaler Sprache — und verschickt den fertigen Bogen.

14 Tage testen → Für Kommunen

im Chatstatt zum Ausdrucken

fertiges PDFam Ende des Gesprächs

5 Wegebis in die Fachsoftware

So sieht das aus

Eine Hundeanmeldung, komplett im Chat.

Vier Felder, in normaler Sprache abgefragt. Am Ende steht ein fertiges PDF und die Frage, ob es gleich ans Amt gehen soll.

Assistent · Musterstadt KI-Assistent

Ihre Frage …

Warum das etwas ändert

Der Bruch liegt nicht im Formular. Er liegt davor.

Das richtige Formular finden

Wer nicht weiß, dass sein Anliegen „Wildschadenmeldung" heißt, findet es auf keiner Behördenseite. Der Assistent versteht die Beschreibung und schlägt das passende Formular vor.

Es richtig ausfüllen

Er fragt Feld für Feld und prüft die Eingaben. Auch Wiederholungen — etwa eine zweite antragstellende Person — führt er sauber durch, statt sie in ein unbeschriftetes Kästchen zu quetschen.

Es dort ankommen lassen, wo es hingehört

Fertig ausgefüllt als PDF, per E-Mail an den Absender, an Ihre Stelle — oder direkt in Ihre Fachsoftware, per Webservice oder MCP-Server. Kein Abtippen, kein Rückweg über „bitte vollständig erneut einreichen".

Die andere Seite

Das Formular ist zugleich Ihr Eingangskanal.

Bis hierher ging es darum, wie ein Formular ausgefüllt wird. Genauso wichtig ist, was danach passiert — und was dabei bei Ihnen ankommt.

Ein gewöhnliches Kontaktformular erzeugt eine E-Mail mit drei Zeilen Freitext. Danach ruft jemand zurück, um zu fragen, was eigentlich gemeint war. Ein Formular im Chat erzeugt stattdessen eine vollständige, geprüfte Anfrage: Der Assistent fragt genau die Angaben ab, die Sie brauchen, prüft sie, und Sie erhalten ein PDF plus die Daten in der Form, in der Ihr System sie annimmt.

Wir machen das selbst so. Die Demo-Anfrage auf dieser Seite war in etwa drei Minuten angelegt und im selben Moment online: beschreiben, was gefragt werden soll, Entwurf durchsehen, freigeben. Kein Formulargenerator, kein Ticket an eine Agentur, keine neue Seite im Redaktionssystem.

Ab dann läuft es von allein: Die fertige Anfrage geht per E-Mail an den Absender und an die zuständige Stelle bei Ihnen — und auf Wunsch über einen Webservice oder MCP-Server direkt in das System, in dem der Vorgang weitergeht. Dort entsteht dann, was bei Ihnen üblich ist: eine Aufgabe für die Kollegin, die den Termin vereinbart, ein Datensatz im Kundenverzeichnis, ein Ticket. ZAjONiC legt diese Folgeaufgabe nicht selbst an — es liefert sie so ab, dass Ihr System sie ohne Abtippen übernimmt.

Wofür sich das lohnt.

Demo- und Angebotsanfrage

Statt „Schreiben Sie uns" führt der Assistent durch die Fragen, die Sie ohnehin stellen müssten: Was wird gebraucht, wie viele Personen, bis wann. Was ankommt, ist qualifiziert — nicht drei Zeilen Freitext, die einen Rückruf zum Nachfragen erzwingen.

Rückruf-Wunsch

Name, Nummer, Anliegen, Wunschzeit. Die Nachricht liegt fertig bei der Person, die zurückruft — mit allem, was sie fürs Gespräch braucht.

Support- und Störungsmeldung

Der Assistent fragt die Angaben ab, ohne die eine Meldung wertlos ist: Gerät, Fehlermeldung, seit wann, was schon versucht wurde. Prüfregeln je Feld verhindern die halbe Meldung.

Bewerbung

Ein Formular, das durch die Angaben führt, senkt die Hürde gegenüber einem Anschreiben, an dem viele gar nicht erst anfangen. Anlagen kommen als PDF, das Ergebnis geht dorthin, wo Sie Bewerbungen sammeln.

Anmeldung zu Veranstaltung oder Termin

Teilnehmerzahl, Datum, Besonderheiten wie Verpflegung oder Barrierefreiheit — abgefragt statt später nachtelefoniert. Die Bestätigung geht per E-Mail an den Absender.

Interne Meldungen

Schadensmeldung, Materialbedarf, Urlaubsantrag: derselbe Mechanismus im Intranet. Wer den Assistenten ohnehin nach Regelungen fragt, meldet im selben Fenster.

Probieren Sie es an dieser Seite aus: Der Assistent unten rechts ist derselbe, über den wir hier schreiben. Schreiben Sie ihm „Ich möchte eine Demo anfragen" — er bietet Ihnen das Formular an und führt Sie hindurch, genau so, wie Ihre Besucher es bei Ihnen erleben würden.

Ohne Vorarbeit

Am ersten Tag startklar.

Sie laden ein PDF hoch, der Assistent erkennt die Felder selbst und schlägt vor, wie er danach fragt. Sie lesen einmal drüber, geben frei, fertig.

Oder Sie fangen gar nicht bei null an.

Eine Bibliothek vorbereiteter Vorlagen liegt bereit — mit bereits erkannten Feldern. Übernehmen, anpassen, freigeben.

Was Sie nicht freigeben, bietet der Assistent auch nicht an.

Was er nicht kann.

Er ersetzt keine Unterschrift. Wo unterschrieben werden muss, steht das auf dem Deckblatt des fertigen PDF — ausdrucken, unterschreiben, einreichen wie bisher. Der Unterschied ist, dass alles davor bereits stimmt.

Er holt nichts aus Registern. Er übergibt an Ihre Fachsoftware, aber es gibt keine Vorbefüllung aus Fachverfahren und keinen Abgleich mit vorhandenen Daten. Was im Formular steht, hat die Person im Gespräch gesagt.

Ein Scan ist Arbeit, kein Hindernis. Ein eingescanntes Blatt hat keine Felder — die legen Sie im Editor einmal an, danach läuft es wie bei jedem anderen Formular. Rechnen Sie dafür eine Viertelstunde je Formular ein.

Kurz beantwortet

Häufige Fragen zu Formularen.

Welche Formulare kann der Assistent ausfüllen?

Am einfachsten solche, die als PDF mit Formularfeldern vorliegen — die meisten behördlichen Formulare erfüllen das bereits. Hochladen, Felder werden erkannt, fertig.

Hat ein PDF keine Felder, platzieren Sie sie im Editor selbst: verschieben, vergrößern, neu anlegen, störenden Text abdecken. Und für Vorgänge ohne Formular entwirft die KI eines aus Ihrer Beschreibung — samt fertigem PDF.

Muss ich die Formulare vorbereiten?

Nur hochladen. Die Felder erkennt der Assistent selbst und schlägt vor, wie er danach fragen soll. Je Feld legen Sie fest, was geprüft wird: Postleitzahl, Datum, E-Mail, Zahl mit Grenzen — oder eine frei formulierte KI-Prüfung.

Zusätzlich liegt eine Bibliothek vorbereiteter Vorlagen bereit, aus der Sie übernehmen können — damit sind Sie am ersten Tag startklar, ohne eine einzige Datei anzufassen.

Was passiert mit dem ausgefüllten Formular?

Das entscheiden Sie je Vorlage: als Download, per E-Mail an die Person, die es ausgefüllt hat, an eine feste Adresse bei Ihnen — oder direkt in Ihre Fachsoftware, per Webservice-Aufruf mit oder ohne PDF oder über einen MCP-Server.

Ziele und Zugangsdaten hinterlegen Sie in der Vorlage; im Gespräch lassen sie sich nicht ändern, und Zugangstoken liegen verschlüsselt auf dem Server. Für jeden Versandweg gibt es ein Tageslimit gegen Missbrauch.

Ersetzt das eine Unterschrift?

Nein. Der Assistent leistet keine elektronische Signatur.

Wo eine Unterschrift nötig ist, steht das auf dem Deckblatt des fertigen PDF — ausgedruckt, unterschrieben, eingereicht wie bisher. Der Unterschied ist, dass alles davor bereits richtig ausgefüllt ist.

Woher weiß er, welches Formular gemeint ist?

Aus dem, was jemand schreibt — auch ohne den amtlichen Namen zu kennen.

„Ein Tier ist mir vors Auto gelaufen" führt zum richtigen Formular, ohne dass jemand nach „Wildschadenmeldung" suchen muss. Genau daran scheitern Menschen sonst auf Behördenseiten.

Probieren Sie es mit einem Ihrer eigenen Formulare.

Laden Sie im Test ein PDF hoch, das bei Ihnen oft ausgefüllt wird. Danach wissen Sie, ob es trägt.

14 Tage testen → Preise ansehen